Während Reden auf öffentlichen Veranstaltungen, Parteitagen oder Preisverleihungen meist ohne ergänzende Präsentationen gehalten werden, ist dies im beruflichen Kontext Alltag. Präsentiert werden:
- Umsatzzahlen
- Unternehmensziele
- neue Designs
- neue Ideen
- Prognosen
und vieles mehr. Auf den ersten Blick wirkt es so, als wären Reden mit unterstützender Präsentation einfacher zu halten, der Einstieg entspannter. Dennoch ist auch eine gute Präsentation eine Herausforderung und will mindestens genauso gut durchdacht werden, wie der mündliche Redeanteil.
Präsentationen erstellen: 5 Alternativen zu Powerpoint
In den meisten Unternehmen ist PowerPoint DAS Programm für Präsentationen schlechthin und ist aus dem beruflichen Alltag in vielen Firmen nicht mehr wegzudenken. Es gibt jedoch auch Alternativen zu PowerPoint, die zum Teil modernere und aufwändigere Designs oder die Arbeit im Team ermöglichen:
Prezi: Ermöglicht Konzeptwechsel mitten in der Präsentation, dialogorientiert, grafisch sehr hochwertig, cloudbasiert, kostenpflichtig
Eine Alternative zu PowerPoint ist Google Slides für Präsentationen © Faizal Ramli – Shutterstock
Google Slides: Ermöglicht mit mehreren Personen an einem Dokument zu arbeiten, cloudbasiert, kostenlos
Haiku Deck: Schickes Design mit künstlicher Intelligenz, die Folien nach Nutzerwünschen baut (kostenpflichtig)
Keynote: Keynote ist wie PowerPoint nur für iOS-Geräte. Simple Handhabe, kostenlos für Apple-Nutzer
Slidedog: Mit Slidedog werden aus den verschiedensten Mediendateien nahtlose Präsentationen. Für maximale und kostenlose Flexibilität.
Allen Präsentationsprogrammen ist gemein, dass sie dem Redner nicht die Arbeit abnehmen. Zwar dienen Folien als gute Gedankenstütze, sie ersetzen aber nicht das gesprochene Wort und bieten nur eine Ergänzung. Zudem sollte auch das Erstellen einer ansprechenden Präsentation nicht unterschätzt werden, denn hier lauern zahlreiche Fallen.
Der Einstieg in die Präsentation + Beispiele
Damit ein guter Einstieg in die Präsentation gelingt und die Zuhörer nicht schon in den ersten Minuten die Lust am zuhören verlieren, stellen wir nun 5 Sätze für den Einstieg in die Präsentation vor.
- Ein guter Einstieg in eine Präsentation ist die Aktivierung der Zuhörer, zum Beispiel durch stellen einer Frage. Die Frage, die Sie an das Publikum richten, sollte so gestellt werden, dass die Zuhörer durch Handzeichen antworten müssen.
- Beispiel: Wer von ihnen hat gerade heute morgen erst an das Ende der Woche gedacht?
Eine lustige Einleitung in die Präsentation
Um eine lustige Einleitung in eine Präsentation zu bekommen und die Zuhörer an die Lippen des Redners zu fesseln, spielen diese häufig mit der Neugier der Menschen. Berühmte Redner erzählen zum Beispiel aus ihren Erfahrungen, zumeist sind es Anekdoten.
10 beliebte Fehler bei Präsentationen
Bei Präsentationen machen viele Vortragenden dieselben Fehler, die zu mangelnder Aufmerksamkeit der Zuhörer und einer schlechten Einprägsamkeit der Folien führen. Diese sind:
- Überladene Folien, denen die Struktur fehlt.
- Zu viel Text auf einer Folie.
- Kleinspaltige Excel-Tabellen, die nur schwer zu entziffern sind.
- Balkendiagramme ohne klare Zuordnung.
- Kein roter Faden.
- Kein einheitlicher Stil der Folien.
- Unpassende Bilder.
- Copy and Paste-Fehler.
- Zu viele Details.
- Langatmige Gliederungen zu Beginn, anstatt direkt einzusteigen.
Zu einer guten Präsentation gehören eine gründliche Vorbereitung sowie das Einhalten einiger Regeln.
15 Regeln für gute Präsentationen
1. Übersichtlichkeit statt Masse
Verzichten Sie auf dicht beschriebene Folien. Auch wenn Sie selber der Meinung sind, dass Sie sich auf diese Weise ein zusätzliches Redemanuskript ersparen. Für das Publikum ist diese Art der Folien unbrauchbar. Sie können die Informationen, die auf der Folie stehen, gar nicht alle wahrnehmen und schalten eher ab, als sich alles durchzulesen. Besser ist es, nur mit ein oder zwei Kernaussagen, Icons oder aussagekräftigen Grafiken zu arbeiten und die dazugehörigen Informationen mündlich zu vermitteln. Schreiben Sie auf keinen Fall ganze Sätze auf die Folien, sondern nutzen Sie Stichpunkte.
2. Auf Spezialeffekte verzichten
Auf Soundeffekte oder außergewöhnliche Überblendungen sollten Sie in Ihrer Präsentation verzichten. Sie lenken vom Wesentlichen ab und wirken häufig nicht mal sonderlich geglückt.
3. Stilelemente sparsam einsetzen
In Ihrer Präsentation sollten Sie höchstens zwei verschiedene Schriftarten verwenden. Alles andere wirkt unübersichtlich. Schriftfarben sollten ebenfalls wohldosiert eingesetzt werden – bleiben Sie bei Farben aus einer Farbfamilie, also Dunkelblau, Hellblau und Mittelblau, um Highlights oder besonders wichtige Punkte hervorzuheben. Mischen Sie nicht Gelb, Grün, Rot und Lila – dies wirkt unseriös und im beruflichen Kontext nicht professionell.
4. Aufsehen erregen
Die Studie einer Unternehmensberatung hat ergeben, dass das Publikum bei Vorträgen, Reden, Seminaren und Präsentationen
- beeindruckt
- unterhalten
- angeregt und
- informiert
werden möchte – und zwar in dieser Reihenfolge. Der Fokus sollte daher auf einer ansprechenden Aufbereitung der Informationen und einer überraschenden Präsentation liegen, anstatt nüchterne Fakten aufzulisten. Unerwartete Analogien, dynamische Grafiken oder humoristische Elemente überzeugen mehr als jede Excel-Tabelle. Natürlich sollte der Inhalt der Folien gut recherchiert sein und einen Mehrwert haben – die ansprechende Aufbereitung ist aber mindestens genauso wichtig und hält die Spannung während des Vortrags aufrecht.
5. Gutes Timing
Die meiste Aufmerksamkeit haben Sie zu Beginn und zum Ende Ihres Vortrags. Platzieren Sie wichtige Botschaften daher am Anfang der Präsentation sowie zum Schluss. Steigen Sie überraschend ein, indem sie zum Beispiel rhetorische Fragen stellen oder eine Anekdote preisgeben. Beenden Sie den Vortrag mit einer prägnanten Aussage – sie wird dem Publikum im Gedächtnis bleiben.
6. Mit Bildern arbeiten
Präsentationsprogramme wie PowerPoint laden dazu ein, Bilder einzubauen und diese zur Unterstützung des Gesagten zu nutzen. Wer sich mit PowerPoint nicht gut auskennt, kann diese ganzseitig zwischen die Textfolien schalten. Das ist nicht nur weniger knifflig als sie in die Textfolien einzubauen, sondern erregt zusätzlich noch Aufmerksamkeit.
„Rhetorik ist Sprache, die ihre Muskeln spielen lässt.“ Amitav Ghosh (*1965), indischer Schriftsteller
7. Verzichten Sie auf Vorlesen
Gute Redner lesen Ihre Folien nicht vor. Sie dienen als Anker und geben die Struktur der Rede vor – die Inhalte vermitteln aber einzig und alleine Sie. Verzichten Sie abseits der Vorbereitung der Präsentation daher nicht auf eine Vorbereitung Ihrer Rede. Sie soll zu den Folien passen und die wichtigsten Inhalte mündlich vermitteln. Einprägsame Bilder, Grafiken, Icons oder Stichworte in der Präsentation dienen als Ergänzung des Gesagten und unterstreichen entscheidende Punkte.
8. Die Nervosität wegatmen
Nervosität und Lampenfieber sind vor einer Präsentation normal, Angst beim Halten einer Rede sollte aber nicht vorliegen. Schließlich haben Sie nichts zu befürchten und können mit einer guten Vorbereitung Ihre Zuhörer überzeugen. Um vor einer Rede nicht zu aufgeregt zu sein, empfiehlt es sich, tief durchzuatmen bevor Sie anfangen. So kann die Energie durch den gesamten Körper fließen und die Atmung normalisiert sich für einen guten Redefluss. Mit einem geraden Rücken und einer aufrechten Haltung wirken Sie überzeugend auf andere und mit einem Lächeln auf dem Gesicht bringen Sie sich auch selber in die Situation des positiveren Denkens, wodurch Sie gelassener an die Präsentation herangehen können.
Tipp: Stellen Sie sich zu Beginn Ihrer Präsentation kurz vor. Vertraute Worte zu ihrer Person auszusprechen wird Sie beruhigen und Sie kommen dann automatisch in den Redefluss.
9. Den Vortrag einer Präsentation üben
Um vor der Präsentation erst gar kein Lampenfieber zu haben, empfehlen sich das gründliche Einstudieren der geschriebenen und fesselnden Rede und das Verinnerlichen der Präsentation. Wer alle Zahlen und Fakten im Kopf hat, kann durch nichts überrascht werden und jeder Frage oder Situation gelassen entgegensehen. Dafür ist es umso wichtiger, dass Sie Ihre Inhalte kennen und das Vortragen dieser mehrfach üben (vor dem Spiegel, vor dem Partner, vor einem Freund). Üben Sie auch die Betonung, das laute Sprechen und im Zweifel sogar die Witze. Je besser Sie vorbereitet sind, desto sicherer werden Sie sich mit Ihrer Präsentation fühlen.
10. Nicht zu viel und nicht zu lang
Da die Aufmerksamkeit von Zuhörern im Schnitt nach etwa 20 Minuten nachlässt, sollte Ihre Präsentation diese Zeitspanne nicht überschreiten. Die Aufmerksamkeit für diese Zeit ist Ihnen auch nur gewiss, wenn die Präsentation und der Vortrag die Zuhörer fesseln. Selbst eine fünfminütige Präsentation ist Zeitverschwendung, wenn Sie uninformativ und unansprechend gestaltet ist.
11. Humor in der Präsentation
Ein witziges Foto aus dem Internet per Screenshot in die Präsentation eingebaut und schon haben Sie die Lacher auf Ihrer Seite. Entspannte Mienen danken es Ihnen. Ist dieses Foto dann auch noch tagesaktuell oder behandelt ein brandaktuelles Thema, zeugt ihre Präsentation zudem von Aktualität, die die Zuhörer beeindrucken wird. Auch andere anschauliche Beispiele oder humoristische Pointen sind in einer Präsentation immer willkommen, schließlich lockern sie sie auf.
12. Frei sprechen in Präsentationen ist ein Muss
Wenn Sie neben Ihren Folien auch noch von einem Redemanuskript ablesen, wirkt das nicht sonderlich souverän. Ein freier Vortrag ist ein Muss und die Präsentation unterstützt sie dabei gut. Falls Sie einmal einen Blackout haben sollten, können Sie sagen: „Und nun zum nächsten Bild!“ Wenn Sie lieber noch ein paar Notizen zur Hand haben: Geben Sie in Ihrem Präsentationsprogramm Kommentare zu jeder Folie ein, die während des Vortrags nur Sie sehen können. So haben Sie alle wichtigen Informationen auf eine unauffällige Art und Weise parat und können Sie daran entlanghangeln.
13. Weniger ist mehr
Für einen 30-minütigen Vortrag sollten Sie keine 30 Folien vorbereiten. Hier gilt die Devise: Weniger ist mehr. Die Zuhörer mit einer Folie pro Minute (und den entsprechenden mündlich vermittelten Inhalten) zu konfrontieren, kann schnell zu viel werden. Fragen Sie sich selber: Wie viel können Sie in kurzer Zeit aufnehmen und ab welcher Informationsdichte schalten Sie ab? Hören Sie auf Ihr eigenes Gefühl und reduzieren Sie lieber etwas, anstatt zu viel zu wollen.
14. Tabellen sinnvoll in Präsentationen einbauen
Beachten Sie einige Punkte beim einfügen von Excel-Tabellen in der Präsentation © Tony Alexson – Shutterstock
Wer eine Excel-Tabelle in seine Präsentation einbauen will, sollte dafür einiges beachten:
- Große Schriftarten verwenden: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Zahlen und Text in der Tabellenkalkulation eher klein dargestellt: 10 bis 12 Punkt sind weit verbreitet. In einer Präsentation, in der lediglich Zusammenfassungen oder Auszüge gezeigt werden, ist das zu klein. Je nach Art und Umfang wählen Sie am besten eine Schriftgröße von 16 bis 20 Punkt aus. So kann jeder Zuschauer auch noch aus der Ferne die Inhalte Ihrer Tabelle erkennen.
- Ausreichend dicke Rahmenlinien verwenden: Rahmenlinien, die in einer Excel-Tabelle bei der Anzeige oder im Ausdruck dick genug erscheinen, sind in einer Präsentation oft kaum oder gar nicht zu sehen. Passen Sie die Linien in Ihrer Tabelle deshalb entsprechend an. Empfehlenswert ist eine Rahmenstärke, die ein bis zwei Stufen über der Excel-Einstellung liegt.
- Die Farben in der Tabelle den Farben der Präsentation anpassen: Bei einer Präsentation hat die Farbgestaltung eine viel größere Bedeutung als in der Tabellenkalkulation. Achten Sie deshalb bei der Vorbereitung der Tabelle darauf, dass Sie für Zahlen, Texte, Rahmen und Füllungen nur Farben verwenden, die in Ihren Präsentationsvorlagen vorkommen oder dazu passen.
15. Handout für Präsentationen vorbereiten
Um den Teilnehmern noch etwas mitzugeben und die Inhalte der Präsentation auch noch weiterhin für alle verfügbar zu haben, kann im Anschluss an den Vortrag ein Handout zu den Folien ausgeteilt werden. Darin können:
- Zahlen
- Daten
- Tabellen
- die wichtigsten Infos
festgehalten sein. Die Folien sollten nicht verschickt werden, da diese bei der Berücksichtigung der Regeln für eine gute Präsentation zu wenig aussagekräftig sind – schließlich funktionieren sie nicht ohne die entsprechenden mündlichen Erläuterungen. Zahlen in Form der Zahlensymbolik kann gut in einer Präsentation eingesetzt werden.
Ein positives Erlebnis für alle Beteiligten
Ihre Zuhörer werden es Ihnen danken, dass Sie die Regeln für eine gute Präsentation befolgt haben. Auch für Sie ist es ein besseres Gefühl zu wissen, dass die Anwesenden etwas mit nach Hause nehmen werden und von Ihrer Vor- und Aufbereitung der Inhalte profitieren.
Redaktion redenwelt.de