In internationalen Unternehmen wird kaum mehr miteinander geredet. Umso mehr wird „präsentiert“. Zu Anfang war das wirklich neu: Da klappte einer den Laptop auf, verkabelte ihn mit einem Projektor (heute: Beamer) und servierte ein Bild (Folie, Chart, Slide) nach dem anderen. Das sah – dank Microsofts PowerPoint und anderer Präsentationsprogramme – zunächst ganz interessant aus. Heute ist die Faszination des Neuen Vergangenheit.
Viele Präsentationen sind mit den Ausdrücken „überladen“ und „unprofesionell“ noch freundlich beschrieben. Längst schon lästert der gequälte Volksmund: „Haben Sie etwas zu sagen, oder haben Sie PowerPoint?“ – Hier 8 Tipps, wie’s wirklich besser geht.
1. Die PowerPoint Präsentation nicht überladen
Überladen Sie die Power-Point Präsentation nicht © WKanadpon – Shutterstock
Der schlimmste Fehler: eine DIN-A4-Textseite, eng beschrieben, an die Wand projizieren. Das finden zwar viele Redner prima. Denn so haben sie ständig ihr Manuskript vor Augen und brauchen nur von der Wand abzulesen. Die Zuschauer finden das GRAUSAM! Und können es nicht mehr mit ansehen.
2. Mit Ihrer Präsentation „Auf-Sehen“ erregen
Zuschauer sollen den Blick nicht mit Grauen von Ihrem Chart abwenden, sondern aufsehen und hinsehen, also den Blick auf das richten, was Sie ihnen angerichtet und zubereitet haben. Die Unternehmensberatung „The Mercer Group“ hat herausgefunden, was die Zuhörer von Ihnen wollen (siehe Kasten).
Die Information steht dabei an letzter Stelle der Wunschliste, etwas Beeindruckendes zu erleben oder zu erfahren, an erster Stelle. Also überlegen Sie, was Ihr Publikum beeindrucken könnte!
Wenn die Zuhörer hin- und aufsehen sollen, müssen Sie Aufsehen erregen!
Die Zuschauer möchten bei Vorträgen, Reden, Seminaren und Präsentationen
a) beeindruckt (Platz 1),
b) unterhalten (Platz 2),
c) angeregt (Platz 3),
d) informiert (Platz 4)
werden. Und zwar in dieser Reihenfolge!
3. Präsentieren Sie viel Bild
Wozu haben Sie PowerPoint, wenn Sie nur Text präsentieren?!
Präsentieren Sie Bilder. Wenn Sie kein Profi sind, fummeln Sie die Bilder nicht in die Textdateien (das ist knifflig). Schalten Sie lieber ganzseitige Bilder – solche, die Aufsehen erregen! – zwischen die Textfolien. Dann noch ein paar mündliche Informationen dazu – Aufsehen erregende! –, und die Sache wird lebendig!
„Rhetorik ist Sprache, die ihre Muskeln spielen lässt.“
Amitav Ghosh (*1965), indischer Schriftsteller
4. Vorlesen verboten
Das, was der Zuschauer sieht, und das, was er hört, darf nicht dasselbe sein. Sonst ist es nicht spannend! Also niemals wörtlich vorlesen, was auf der Folie steht. Steht auf der Folie „Umsätze 2008“, sagen Sie: „Jetzt zu den Umsätzen vom letzten Jahr.“
5. Humor in der Präsentation
Eine witzige Karikatur aus der Morgenzeitung vom Tag, kurz eingescannt und in PowerPoint eingebaut – schon haben Sie die Lacher auf Ihrer Seite. Entspannte Mienen danken es Ihnen. Sie erinnern sich doch an den Kasten in Punkt 2: Die Zuhörer wollen nicht nur beeindruckt, sondern auch unterhalten werden! (Übrigens wird es jeder beeindruckend finden, dass Sie eine aktuelle Karikatur vom Tage so schnell eingebaut haben!)
6. Mut zur Variation
Sprechen Sie grundsätzlich um die Hälfte lauter und an besonders geeigneten Stellen doppelt so laut wie sonst. Dann klingt Ihre Stimme enthusiastischer und gleichzeitig sicherer.
Das überträgt sich auf das Publikum. Und Ihr Körper baut Spannungen ab. Und variieren Sie bitte: Betonen Sie unterschiedlich, als ob Sie das, was Sie zu sagen haben, ganz ohne PowerPoint vor lauter Blinden erklären müssten.
7. Frei sprechen ist ein Musss in Ihrer Präsentation
Das ist nun wirklich das Beste an Präsentationen: dass Sie nie den Faden verlieren können. Selbst wenn Sie einmal einen Blackout haben, sagen Sie einfach: „Und nun zum nächsten Bild!“
Die Folien sind tolle Gedächtnisstützen. Ganz Sicherheitsbewusste können in PowerPoint zu jeder Folie Kommentare eingeben, die bei der Präsentation auf dem eigenen Bildschirm erscheinen, für die Zuschauer aber unsichtbar bleiben.
8. Keine „Folienschleuder“
Jede Minute eine Folie, das hält kein Publikum aus. Die Folien (Charts) sollen visualisieren und Ihren Vortrag ergänzen, sie sollen ihn nicht ersetzen.
Excel in der PowerPoint-Präsentation
Wohl kein anderes Dokument aus der Office-Familie wird so häufig in Präsentationen gezeigt wie eine Excel-Tabelle. Die Präsentation von Geschäftsergebnissen, eine Projektvorstellung beim Kunden oder die Darstellung einer Kampagne im Kollegenkreis sind nur drei Beispiele aus der umfangreichen Palette der Einsatzmöglichkeiten.
So machen Sie Ihre Tabellen für die Präsentation fit
Eine Tabelle in der Form, wie sie in der Excel-Oberfläche angezeigt wird, führt beim
Einfügen in eine PowerPoint-Präsentation nicht zu zufriedenstellenden Ergebnissen. Schriften und Linien beispielsweise erscheinen in der Präsentation häufig zu klein bzw. zu dünn. Bei der Vorbereitung Ihrer Tabelle auf die Präsentation beachten Sie vor allem die folgenden Punkte, um zu optimalen Ergebnissen zu kommen:
1. Verwenden Sie große Schriften
Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Zahlen und Text in der Tabellenkalkulation eher klein dargestellt: 10 bis 12 Punkt sind weit verbreitet. In einer Präsentation, in der lediglich Zusammenfassungen oder Auszüge gezeigt werden, ist das zu klein. Je nach Art und Umfang wählen Sie am besten eine Schriftgröße von
16 bis 20 Punkt.
2. Verwenden Sie ausreichend dicke Rahmenlinien in Ihrer PowerPoint Präsentation
Rahmenlinien, die in einer Excel-Tabelle bei der Anzeige oder im Ausdruck dick genug erscheinen, sind bei der Präsentation mit PowerPoint oft kaum oder gar nicht zu sehen. Passen Sie die Linien in Ihrer Tabelle deshalb entsprechend an. Empfehlenswert ist eine Rahmenstärke, die ein bis zwei Stufen über der Excel Einstellung liegt.
Im Zweifelsfall probieren Sie verschiedene Einstellungen aus.
3. Die Farbgestaltung bei PowerPoint hat große Bedeutung
Bei einer Präsentation mit PowerPoint hat die Farbgestaltung eine viel größere Bedeutung als in der Tabellenkalkulation.
Achten Sie deshalb bei der Vorbereitung der Tabelle darauf, dass Sie für Zahlen, Texte, Rahmen und Füllungen nur Farben verwenden, die in Ihren Präsentationsvorlagen vorkommen oder dazu passen. Damit sind die Vorbereitungen für die Darstellung Ihrer Tabelle in einer PowerPoint-Präsentation abgeschlossen.
Redaktion redenwelt.de