Präsentation vor ausländischen Gästen

In einer globalisierten Welt, in der Unternehmen von internationaler Zusammenarbeit geprägt sind und Verständigung über die Grenzen des eigenen Landes hinaus wichtig ist, ist eine rücksichtsvolle Kommunikation das A und O. Kulturelle Begebenheiten kennen, Kommunikationsregeln verstehen und bei Geschäftspartnern aus dem Ausland anwenden, ist in der heutigen Zeit essentiell.

Dabei ist das zum Teil gar nicht so einfach. Selbst bei ausreichenden Sprachkenntnissen und sorgfältig aufbereiteten Inhalten, können kulturelle Gepflogenheiten dafür sorgen, dass Gespräche ins Leere laufen oder Sie als Reaktion auf Ihre Präsentation nur fragende Blicke ernten.

Situationen für eine internationale Präsentation

Internationale Präsentationen sind eine Herausforderung, auf die Sie sich gründlich vorbereiten sollten. Sie können entweder in Ihrem Unternehmen stattfinden oder im Unternehmen des Geschäftspartners in seinem Heimatland. Auch auf einer Tagung, einem Kongress oder einer anderen themenspezifischen Veranstaltung kann es passieren, dass Sie vor internationalen Gästen referieren müssen.

Weitere Gelegenheiten sind Veranstaltungen in Jugendbegegnungszentren, in Bildungsstätten, in Hochschulen oder bei Ausstellungen. Überall wo internationale Zusammenarbeit gefragt ist, können Präsentationen gefragt sein. Mit den entsprechenden Reden-Tipps sind Sie gut vorbereitet und können erfolgreich präsentieren.

Vorurteile bewusst machen

Wir Deutschen werden in der Geschäftswelt gern mit positiven Vorurteilen gesehen © west_photo – Shutterstock

Gehen Sie davon aus, dass Ihnen als Deutscher beziehungsweise deutscher Geschäftspartner verschiedene Vorurteile entgegengebracht werden, einige davon sind positiv, andere widerum negativ. Deutschen wird im Ausland häufig nachgesagt, dass sie diese Eigenschaften vereinen:

• Fleiß
• Genauigkeit
• Pünktlichkeit
• Liebe zur Ordnung
• Qualitätsarbeit
• Korruptionsresistenz
• Glaubwürdigkeit.

Genauso assoziiert man aber auch einige negative Eigenschaften mit den Deutschen:

• mangelnder Humor
• Perfektionismus mit Hang zur Verbissenheit
• Arbeitsbesessenheit
• Sturheit
• Besserwisserei
• Griesgrämigkeit.

Wenn Sie nun vor einem internationalen Publikum stehen, sollten Sie diese Vorurteile – sowohl die Positiven als auch die Negativen – im Kopf haben.

Internationale Präsentationen: Sprache festlegen

Wenn nicht eh bereits ein Konsens besteht, da sie zum Beispiel mit ihren Geschäftspartnern aus dem Ausland immer Englisch sprechen, sollten Sie die Sprache der Präsentation im Vorfeld abstimmen. Falls Sie mit Geschäftspartnern in Frankreich zu tun haben und fließend Französisch sprechen, können Sie die Präsentation natürlich auch Französisch halten und Ihre Gastgeber erfreuen.

Entscheidend ist jedoch, ob alle Anwesenden diese Sprache dann auch wirklich verstehen. Wenn Sie mit einer Delegation nach Frankreich reisen aber der Einzige aus Ihrem Team sind, der Französisch spricht, dann sollten Sie besser doch Englisch sprechen, um sicher zu gehen, dass alle der Präsentation folgen können. Alle Teilnehmer sollten folgen können, weshalb Sie den „kleinsten gemeinsamen Nenner“ wählen sollten und der ist in der Regel Englisch.

Abweichende kulturelle Umgangsformen machen internationale Präsentationen so kompliziert

Die Herausforderung an einer internationalen Präsentation ist nicht die Aufbereitung der PowerPoint-Folien. Vielmehr ist es das Berücksichtigen anderer Kulturen, Werte und Normen im Umgang mit den ausländischen Geschäftspartnern. Schließlich hat jede Gesellschaft ihre eigenen Regeln in Sachen:

• Umgangsformen
• Humor
• Symbole
• Formalität
• Körpersprache

Beispiele für kulturelle Unterschiede

So ist es im US-amerikanischen Raum beispielsweise üblich, Präsentationen lebhaft und dynamisch zu halten und sich dabei viel im Raum zu bewegen, während im asiatischen Kulturkreis eher steif präsentiert wird. Direktheit im Umgang, das Ablehnen von Angeboten, das Erfragen von Möglichkeiten – all diese Punkte sind im internationalen Kontext sehr komplex. So ist es zum Beispiel in Japan nicht üblich, Nein zu sagen. Vielmehr wird höflich umschifft und gelächelt – ein harter Kontrast zur deutschen Direktheit.

Auch in anderen asiatischen Kulturen wie zum Beispiel in Indonesien oder Indien gilt es als unhöflich, allzu direkt zu sein. Implizite Botschaften, die es nötig machen hinter die Sätze zu blicken, können für Deutsche zunächst ganz schön irritierend sein. Auch der britische Humor ist ganz speziell, während die US-Amerikaner ihre ganz eigene Art haben, lose Versprechungen zu machen, die aber eigentlich nicht mehr sind als Small Talk. Während es unter westlichen Geschäftspartnern üblich ist, während oder nach Präsentationen auch Fragen zu stellen und die gesamte Präsentation interaktiv zu gestalten, wird dies zum Beispiel in Malaysia vermieden. Fragen zu stellen, wird dort als Unwissenheit ausgelegt, weshalb sich die Menschen eher auf das Zuhören beschränken.

Entscheidend ist daher vor dem Vortragen von internationalen Präsentationen, sich mit dem Kulturkreis der Geschäftspartner oder anwesenden Personen zu beschäftigen. Die Präsentation kann daran dann angepasst werden.

Internationale Präsentationen vor US-Amerikanern: Diese Besonderheiten gibt es

Auch wenn im privaten Bereich ein lockerer Ton gilt und die Amerikaner die Lässigkeit quasi erfunden haben, gilt dies nicht für den Beruf. Verhandlungen sind stark ritualisiert und im US-amerikanischen Wirtschaftsleben herrschen strenge Umgangsformen.

• Korrekte Kleidung und pünktliches Erscheinen: Halten Sie diese beiden Regeln nicht ein, haben Sie für die anstehende Verhandlung oder eine wohlwollende Aufnahme Ihrer Präsentation schlechte Karten.
• Fragt ein Amerikaner bei der Begrüßung „How are you?“ sollten Sie Ihm nichts anderes als „Thanks. I’m fine. How are you?“ entgegnen. An dieser Stelle Ihre Befindlichkeiten anzubringen, ist unangemessen, da es sich bei „How are you?“ um nichts anderes als die typisch amerikanische Begrüßungsfloskel handelt.
• Selbst die wichtigsten Präsentationen oder Verhandlungen starten mit US-amerikanischen Geschäftspartnern mit Smalltalk. Über das Wetter oder die Anreise zu sprechen gehört zum guten Ton und hier können Sie wichtige Punkte sammeln, wenn Sie diesen Smalltalk mitgehen und selber mit Interesse, Witz und Einfühlungsvermögen punkten.
• Das amerikanische Verhandlungsprinzip lautet „Hart in der Sache – locker und freundlich im Ton“. Die Anrede unter Geschäftspartnern erfolgt häufig mit Vornamen und auch sonst die Atmosphäre meist angenehm, die Konzentration auf die Inhalte wird dadurch erleichtert und sollte ernst genommen werden.
• Ist der Smalltalk erledigt, kommen US-Amerikaner meist schnell zur Sache. Sie sind handlungs- und erfolgsorientiert und darauf aus, möglichst schnell konkrete Ergebnisse zu erzielen.
• Auch wenn es mitunter hart zugeht: Humor ist immer gefragt. Ein guter Witz, eine lustige Anekdote helfen, Sympathien zu gewinnen.

Wenn Sie vor US-Amerikanern präsentieren, sollten Sie sich an Ihre Regeln halten. Smalltalk zu Beginn und dann eine ziel- und ergebnisorientierte, übersichtliche Präsentation. Wenn Sie diese dynamisch halten und gelegentlich Humor einstreuen, haben Sie eine gute Basis für den weiteren Verlauf des Meetings geschaffen.

Präsentationen vor Briten: Diese Besonderheiten gibt es

Höflichkeit wird in Großbritannien großgeschrieben. Ebenso wie US-Amerikaner mögen Sie den lockeren Smalltalk vor dem geschäftlichen Teil. Berücksichtigen Sie unbedingt die genaue Herkunft Ihrer Geschäftspartner und bezeichnen Sie nicht alle Briten als Engländer. Schließlich stammen sie zwar alle aus Großbritannien, zwischen Engländern, Nordiren, Schotten oder Walisern besteht jedoch ein Unterschied. In Ihrer Arbeitsweise sind sie sich jedoch recht ähnlich:

• Briten sind weniger direkt als Deutsche. Ein hartes „Nein” wird als Affront erfunden. Besser ist, eine Absage sehr höflich zu formulieren.
• Loyalität ist Briten wichtig. Wurde eine Entscheidung einmal gefällt, ist sie unumstößlich. Nachverhandlungen sind nicht erwünscht.
• Typisch britisch ist die Kunst des „Understatement”: Selbstbewusste Briten stellen gerne ihr Licht unter den Scheffel, um im nächsten Atemzug mit einer brillanten Idee zu glänzen. „Understatement” ist daher auch für Deutsche die beste Möglichkeit, um bei Briten zu punkten.
• Britischer Humor kann recht spitzzüngig sein und sowohl auf die Briten als auch auf die Deutschen abzielen. Hier ist es wichtig, sich nicht angegriffen zu fühlen, sondern entspannt zu reagieren.
• Die Kunst der Diplomatie ist ebenfalls eine britische Erfindung. Wenn ein Inselbewohner sagt „That sounds interesting”, kann er das durchaus so meinen. Wird auf Nachfrage allerdings ein „not really” hinterhergeschoben, darf niemand beleidigt sein.

Internationale Präsentationen vor Japanern: Diese Besonderheiten gibt es

Für Japaner können Sie nicht genug Lächeln. Ohne Lächeln läuft in Japan nichts – sowohl im Privaten als auch im Geschäftlichen. Für den Umgang mit japanischen Geschäftspartnern gibt es einiges zu berücksichtigen:

• Viele Japaner mögen keinen Körperkontakt. Beginnen Sie daher nicht mit dem Händeschütteln sondern warten Sie ab, wie Ihr Gegenüber Sie begrüßt. Falls sich zur Begrüßung verbeugt wird, sollten Sie dies erwidern. Grundsätzlich gilt: Je höher das Alter und die soziale Stellung, desto tiefer die Verbeugung. Wenn Sie dies aber nicht ganz korrekt ausführen, wird Ihnen das keiner übel nehmen.
• Während es in Deutschland oder den USA üblich ist, den Zuhörern bei einer Präsentation in die Augen zu schauen und den Blickkontakt mit dem Publikum immer wieder zu suchen, ist dies in Japan verpönt. Direkter Augenkontakt ziemt sich nicht und Sie müssen damit rechnen, dass Ihr Gegenüber den Blick schnell abwendet, sollten Sie ihn direkt ansehen.
• Da Japaner bei Präsentationen eher auf Effizienz getrimmt sind als auf eine möglichst ansprechende Vortragsweise, sollten Sie sich daran anpassen. Verzichten Sie beim Präsentieren auf zu viel Herumlaufen im Raum und das Einstreuen möglichst vieler Witze. Stehen Sie ruhig, bleiben Sie beim Thema und kommen Sie möglichst schnell zur Sache.
• Falls im Anschluss an Ihre Präsentation Entscheidungen gefällt werden müssen, machen Sie sich darauf gefasst, dass das dauern kann. Japaner brauchen häufig länger als Deutsche, um Entscheidungen zu treffen und Sie sollten das akzeptieren.

Präsentation vor Chinesen: Diese Besonderheiten gibt es

China ist die zweitgrößte Wirtschaftsmacht der Welt und ist eines der Länder mit dem größten Wachstum in den letzten zwei Jahrzehnten. Dass Sie also im beruflichen Kontext mit Chinesen zu tun haben werden, ist nicht unüblich, schließlich lebt das Wirtschaftswachstum in China auch von Geschäftsbeziehungen mit anderen Ländern. Um die chinesischen Geschäftsbeziehungen angemessen zu pflegen, sollten sich Deutsche über einige Umgangsformen bewusst sein:

• Wenn Ihnen ein Chinese seine Visitenkarte zusteckt, wäre es mehr als unhöflich, sie einfach so einzustecken. Studieren Sie sie ausführlich und bedanken Sie sich mehrfach, andernfalls beleidigen Sie Ihr Gegenüber.
• Fernöstliche Denkweisen sind für Westler oft nicht nachvollziehbar. Chinesen planen nicht alles bis ins letzte Detail und warten oft mit überraschenden Lösungen auf. Bleiben Sie locker und entspannt und denken Sie positiv.
• Verträge sind in China nichts Endgültiges. Vertragspartner sollten langwierige Nachverhandlungen einkalkulieren.
• Für Chinesen ist Geduld das Wichtigste. Kontakte herzustellen, die später intensiv gepflegt werden, braucht viel Zeit. Auf (Zeit-)Druck reagieren die meisten Chinesen allergisch!
• Ihre Präsentation sollten Sie für Ihren Vortrag vor Chinesen nicht allzu voll packen. Dies kann abschreckend wirken.

Internationale Präsentationen vor Franzosen: Diese Besonderheiten gibt es

Für Franzosen ist eine lockere und freundliche Atmosphäre, in der sich eine Präsentation abspielt, wichtig.

• Smalltalk ist auch für Franzosen wichtig und sollte wie auch mit Geschäftspartnern aus den USA oder Großbritannien zu Beginn der Veranstaltung stehen. Nette Bemerkungen über das Nachbarland werden ebenfalls positiv aufgenommen.
• Franzosen mögen einen entspannten Start in die Agenda und werden sogar misstrauisch, wenn Sie sofort zur Sache kommen.
• Werden Sie nach Ihrem Befinden gefragt, reicht ein freundliches „Très bien“ völlig aus.
• Franzosen sind höfliche Menschen. Unmut sollte niemals explizit ausgedrückt werden! Besser ist es, Sie halten Ihren gesamten Ton etwas nüchterner und verzichten auf den Smalltalk. Dann weiß Ihr Gegenüber sofort, dass etwas nicht stimmt, und fragt später nach.
• Ebenso wichtig wie der Beginn ist der positive Gesprächsabschluss. Dazu zählen die Wertschätzung der Zusammenarbeit, der Dank für den persönlichen Einsatz und die Freude am Wiedersehen. In einer Präsentation sollten diese Punkte zum Abschluss berücksichtigt werden.

Präsentationen vor Mittel- und Ost-Europäern: Diese Besonderheiten gibt es

Natürlich können Polen, Ungarn, Tschechien, Russen, Litauen oder Ukrainer nicht alle über einen Kamm geschert werden. Es gibt jedoch einige Gemeinsamkeiten, die bei der Vorbereitung auf eine Präsentation vor internationalen Gästen aus Mittel- und Ost-Europa berücksichtigt werden können.

• Polen ist ein sehr traditionelles und katholisches Land. Hier stehen Umgangsformen und Etikette hoch im Kurs. Dies sollten Sie für Ihre Präsentation berücksichtigen.
• Polen, Ungarn, Tschechen und Slowaken betrachten sich nicht als Ost-, sondern als Mitteleuropäer. Ein Blick in den Atlas gibt ihnen Recht.
• Ungarn neigen zum Understatement: Sprechen sie von einem „ganz kleinen” Problem, meinen sie in Wirklichkeit ein sehr ernstes. In dem Land mit tief verwurzelter Tradition ist Höflichkeit eine der wichtigsten Tugenden.
• Russen kommen bei Verhandlungen gern zügig zum Abschluss und halten sich meist streng an die Tagesordnung. Aber auch Smalltalk und Privatem sind sie nicht abgeneigt.
• Tschechen und Slowaken reagieren besonders allergisch, wenn Deutsche im Gefühl wirtschaftlicher Überlegenheit auf sie herabblicken. Vor dem 2. Weltkrieg war das wirtschaftliche Kräfteverhältnis eher umgekehrt.
• Die Bewohner der Ex-Sowjetrepubliken Estland, Lettland, Litauen, Weißrussland, Ukraine und Moldawien sind stolz auf ihre Eigenständigkeit. Anerkennende Äußerungen werden mit Freude registriert und mit Sympathie beantwortet.

Internationale Präsentationen vor arabischen Geschäftsleuten: Diese Besonderheiten gibt es

Wenn Sie mit arabischen Geschäftsleuten verhandeln ist besondere Vorsicht geboten © Antonio Guillem – Shutterstock

Auch wenn es kulturell betrachtet große Unterschiede zwischen dem persischen Iran und dem arabischen Kuwait gibt, so gibt es doch einige Besonderheiten, die den Bürgern der Region gemein sind. Diese sollten beim Halten von internationalen Präsentationen berücksichtigt werden:

• In islamischen Ländern wird viel Wert auf die Etikette gelegt. Dies sollten Sie bei Ihrer Präsentation berücksichtigen und ebenso verfahren.
• Achten Sie beim Halten Ihres Vortrags und beim Zusammensitzen mit Ihren Geschäftspartnern darauf, Ihnen nicht die blanke Schuhsohle zu zeigen. Das gilt als grob unhöflich.
• Strenge Muslime trinken keinen Alkohol. Verzichten Sie daher im Rahmen Ihrer Veranstaltung komplett darauf.
• Versuchen Sie westliche Hektik aus Ihrem Zusammentreffen herauszuhalten. Arabische Geschäftspartner lassen sich oft nicht gerne in einen vorgegebenen Zeitplan zwängen.
• Berücksichtigen Sie bei Ihrer Präsentation, dass in arabischen Ländern von rechts nach links gelesen wird. Wenn Sie also zum Beispiel den Anfang und das Ende einer Entwicklung zeigen wollen, sollten Sie diese von rechts nach links präsentieren oder wenn nicht, zumindest explizit darauf hinweisen.
• Frauen, die vor arabischen Gästen präsentieren, sollten sich konservativ kleiden. Auch einem Mann direkt in die Augen zu blicken, ziemt sich als Frau nicht. Händeschütteln ist in der arabischen Welt zwischen Männern und Frauen ebenfalls nicht üblich. Am besten lassen Sie die Begrüßung durch den Gast vorgeben.

3 generelle Tipps für Ihre internationale Präsentation

1. Ein wichtiger Schlüssel für internationale Präsentationen – egal vor welchen Nationalitäten – ist Lächeln. Mit einem Lächeln zeigen sie sich offen, es wird in allen Kulturen verstanden. Selbst kleinere Fehler können Sie mit einem Lächeln überspielen. Auch wenn den Deutschen die Fähigkeit zu lächeln häufig abgesprochen wird, sollten Sie Ihre Geschäftspartner genau damit überraschen.

2. Ihre Präsentation sollte gründlich vorbereitet sein und einem roten Faden folgen. Unabhängig von den kulturellen Hintergründen Ihrer Gäste haben Sie schließlich auch Ihre Agenda und Ihr Redeziel, das Sie durchbringen wollen. Lassen Sie daher auch die eigenen Bedürfnisse nicht außen vor und behalten Sie das Ziel Ihrer Präsentation im Blick.

3. Pünktlichkeit, gepflegte Kleidung und ein souveränes Auftreten werden in jedem Land gerne gesehen. Halten Sie sich daher an die internationalen Grundregeln des Respekts und begegnen Sie Ihren Geschäftspartnern mit Freundlichkeit und Achtung.

Zusammenfassung zum Halten von internationale Präsentationen

Die Herausforderung an internationalen Präsentationen ist meist nicht die Gestaltung der PowerPoint-Folien oder der Aufbau der Rede. Vielmehr sind es die kulturellen Besonderheiten, die eine Präsentation vor internationalen Zuhörern so besonders machen. Während Amerikaner und Briten Smalltalk mögen, kommen viele Asiaten lieber direkt zur Sache. Während viele Araber sich gerne Zeit nehmen, sind Japaner eher auf Effizienz aus. Chinesen verhandeln Verträge gerne nach, in Großbritannien ist dies in der Regel ein „No Go“.

Natürlich sind nicht alle Briten, Chinesen und Japaner gleich und viele passen sich immer mehr den globalen Standards an, je mehr internationale Kontakte sie haben. So schütteln auch viele Japaner die Hände ihres westlichen Gegenübers und Smalltalk hat sich in vielen Kulturen etabliert.

Dennoch können Sie bei Ihren Zuhörern besonders punkten, wenn Sie einige landestypische Besonderheiten berücksichtigen. Lassen Sie dabei jedoch nicht Ihr eigenes Redeziel aus den Augen, schließlich folgt auch Ihre Präsentation einem Zweck. Je mehr Rücksicht Sie jedoch auf Ihre Zuhörer nehmen und auf diese eingehen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Redeziel auch erreichen.

Redaktion redenwelt.de